Mặc dù sử dụng hóa đơn điện tử giúp kế toán hạn chế tối đa sai sót tuy nhiên vì một số lý do, nhiều trường hợp sai sót vẫn có thể xảy ra. Mẫu 04 hủy hóa đơn điện tử là biểu mẫu quan trọng để kế toán thực hiện các nghiệp vụ trong trường hợp này.
1. Các trường hợp cần sử dụng Mẫu 04 hủy hóa đơn điện tử
Mẫu 04 kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP được sử dụng trong các trường hợp doanh nghiệp cần hủy hóa đơn điện tử. Cụ thể, theo Điều 10, Thông tư 68/2019/TT-BTC:
Trường hợp 1: Phát hiện sai sót khi chưa gửi hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế cho người mua:
- Người bán lập Mẫu số 04 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP về việc hủy hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế đã lập có sai sót, lập hóa đơn điện tử mới để ký số gửi cơ quan thuế cấp lại mã.
- Cơ quan thuế hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã nhưng xảy ra sai sót trên hệ thống.
>> Tham khảo: Hóa đơn đầu vào với hàng nông sản được quy định thế nào?
Trường hợp 2: hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua phát hiện sai sót:
- Sai tên, địa chỉ, không sai mã số thuế: thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và thông báo với cơ quan thuế, sử dụng Mẫu số 04 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP và không cần lập lại hóa đơn.
- Sai mã số thuế, số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế, hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng:
- Hai bên lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót và người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP.
- Cơ quan thuế thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của cơ quan thuế. Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn…số hóa đơn…, ngày… tháng… năm”.
- Người bán ký số, ký điện tử trên hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót sau đó người bán gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới.
>> Tham khảo: Hướng dẫn cách lập hóa đơn theo hợp đồng.
Mẫu số 04 sử dụng để hủy hóa đơn điện tử.
Trường hợp 3: cơ quan thuế phát hiện hóa đơn điện tử cấp mã có sai sót thì cần thực hiện:
- Cơ quan thuế thông báo cho người bán theo Mẫu số 05 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP.
- Trong thời gian 02 ngày kể từ ngày nhận được thông báo của cơ quan thuế, người bán cần thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP về việc hủy hóa đơn điện tử có mã bị sai sót.
- Người bán lập hóa đơn điện tử mới, ký số/ký điện tử gửi cơ quan thuế để cấp mã, thay thế hóa đơn điện tử đã lập để gửi cho người mua.
Để sử dụng Mẫu số 04, kế toán cần xác định sai sót thuộc trường hợp nào căn cứ vào các tiêu chí sau:
- Thời điểm phát hiện sai sót trên hóa đơn: Trước khi gửi cho người mua hay sau khi gửi cho người mua?
- Nội dung sai sót trên hóa đơn: Hóa đơn có sai các thông tin quan trọng như mã số thuế, thuế suất, tiền thuế, hàng hóa,… hay không?
- Đối tượng phát hiện sai sót: Người bán/người mua hay cơ quan thuế?
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử, Tra cứu hóa đơn điện tử.
2. Mẫu 04 hủy hóa đơn điện tử
Mẫu số 04 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP có nội dung như sau:
Mẫu số 04 sử dụng trong các trường hợp hóa đơn điện tử sai sót.
Tải đầy đủ Mẫu số 04 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP tại đây.
Trên đây là một số hướng dẫn các trường hợp sử dụng Mẫu số 04 kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP. Kế toán tham khảo thông tin để xác định các trường hợp sai sót, tải biểu mẫu để xử lý đúng quy định.
Để được tư vấn thêm về hóa đơn điện tử và đăng ký sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ theo địa chỉ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi