Mất hóa đơn đầu vào có được khấu trừ không? Tình trạng làm mất hóa đơn đầu vào không hiếm gặp ở các tổ chức, doanh nghiệp. Hóa đơn đầu vào là căn cứ để doanh nghiệp khấu trừ, chứng từ chứng minh nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ. Bài viết dưới đây sẽ giải đáp về khấu trừ chi phí và cách xử lý khi mất hóa đơn đầu vào liên 2.
1. Mất hóa đơn đầu vào có được khấu trừ không?
Căn cứ vào Khoản 2, Điều 24, Thông tư 39/2014/TT-BTC, việc xử lý hóa đơn bị cháy, hỏng, mất như sau:
“2. Trường hợp khi bán hàng hóa, dịch vụ người bán đã lập hóa đơn theo đúng quy định nhưng sau đó người bán hoặc người mua làm mất, cháy, hỏng liên 2 hóa đơn bản gốc đã lập thì người bán và người mua lập biên bản ghi nhận sự việc, trong biên bản ghi rõ liên 1 của hóa đơn người bán hàng khai, nộp thuế trong tháng nào, ký và ghi rõ họ tên của người đại diện theo pháp luật (hoặc người được ủy quyền), đóng dấu (nếu có) trên biên bản và người bán sao chụp liên 1 của hóa đơn, ký xác nhận của người đại diện theo pháp luật và đóng dấu trên bản sao hóa đơn để giao cho người mua. Người mua được sử dụng hóa đơn bản sao có ký xác nhận, đóng dấu (nếu có) của người bán kèm theo biên bản về việc mất, cháy, hỏng liên 2 hóa đơn để làm chứng từ kế toán và kê khai thuế. Người bán và người mua phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của việc mất, cháy, hỏng hóa đơn.”
Mặt khác, theo Điểm 10, Điều 1, Thông tư 26/2015/TT-BTC sửa đổi, bổ sung Điều 15 (đã được sửa đổi, bổ sung tại Thông tư số 119/TT /BTC ngày 25/8/2014 và Thông tư số 151/2014/TT- BTC ngày 10/10/2014 của Bộ Tài chính) quy định điều kiện khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào:
“1. Có hóa đơn giá trị gia tăng hợp pháp của hàng hóa, dịch vụ mua vào hoặc chứng từ nộp thuế giá trị gia tăng khâu nhập khẩu hoặc chứng từ nộp thuế GTGT thay cho phía nước ngoài theo hướng dẫn của Bộ Tài chính áp dụng đối với các tổ chức nước ngoài không có tư cách pháp nhân Việt Nam và cá nhân nước ngoài kinh doanh hoặc có thu nhập phát sinh tại Việt Nam.
- Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với hàng hóa, dịch vụ mua vào (bao gồm cả hàng hóa nhập khẩu) từ hai mươi triệu đồng trở lên, trừ trường hợp tổng giá trị hàng hóa, dịch vụ mua vào từng lần theo hóa đơn dưới hai mươi triệu đồng theo giá đã có thuế GTGT và trường hợp cơ sở kinh doanh nhập khẩu hàng hóa là quà biếu, quà tặng của tổ chức, cá nhân ở nước ngoài.
Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt gồm chứng từ thanh toán qua ngân hàng và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt khác hướng dẫn tại khoản 3 và khoản 4 Điều này.”
>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.
Mất hóa đơn đầu vào vẫn được khấu trừ nếu đáp ứng đủ điều kiện tại Điểm 10, Điều 1, Thông tư 26/2015/TT-BTC.
Như vậy, theo các quy định trên, trường hợp doanh nghiệp làm mất liên 2 hóa đơn mua vào, hai bên lập biên bản ghi nhận lại sự việc. Trong khi nộp thuế, bên mua được sử dụng hóa đơn bản sao có ký xác nhận, đóng dấu của bên bán kèm theo biên bản về việc mất liên 2 hóa đơn để làm chứng từ kế toán và kê khai thuế, được khấu trừ thuế GTGT đầu vào nếu đáp ứng đủ điều kiện tại Điểm 10, Điều 1, Thông tư 26/2015/TT-BTC. Đồng thời, doanh nghiệp phải lập báo cáo về việc mất hóa đơn và thông báo cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
>> Tham khảo: Chi phí khởi tạo hóa đơn điện tử.
2. Xử lý như thế nào khi mất hóa đơn đầu vào liên 2?
Trường hợp làm mất hóa đơn GTGT đầu vào liên 2, dù là bên bán hay bên mua làm mất thì hai bên cần xử lý theo các bước sau:
Bước 1: Lập biên bản ghi nhận sự việc
Trong biên bản ghi nhận sự việc cần ghi chú rõ ràng liên 1 của người bán khai và nộp thuế trong tháng nào. Sau đó hai bên ký và ghi rõ họ tên của người đại diện pháp luật (hoặc người được ủy quyền) và đóng dấu lên trên biên bản.
Bước 2: Bên bán chụp liên 1 hóa đơn gửi cho người mua
Người bán cần chụp lại liên 1 của hóa đơn, ký xác nhận người đại diện pháp luật và đóng dấu trên bản sao hóa đơn để giao cho người mua. Người mua được sử dụng hóa đơn bản sao có ký xác nhận, đóng dấu của người bán kèm theo biên bản mất hóa đơn để làm chứng từ kế toán và thực hiện kê khai thuế.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.
Báo cáo mất, cháy, hỏng hóa đơn (BC21/AC).
Bước 3: Lập báo cáo mất, cháy, hỏng hóa đơn
Ở bước này, bên nào làm mất hóa đơn thì bên đó làm báo cáo mất, cháy, hỏng hóa đơn để gửi cho cơ quan thuế. Doanh nghiệp có thể làm trên phần mềm HTKK bằng cách: Vào phần hóa đơn => Chọn “Báo cáo mất, cháy, hỏng hóa đơn (BC21/AC), điền đầy đủ các thông tin, kết xuất file XML sau đó nộp qua mạng như nộp Tờ khai thuế GTGT.
Như vậy, doanh nghiệp làm mất hóa đơn đầu vào vẫn được khấu trừ thuế nếu đáp ứng điều kiện tại Điểm 10, Điều 1, Thông tư 26/2015/TT-BTC. Đồng thời khi làm mất hóa đơn đầu vào, doanh nghiệp phải lập báo cáo về việc mất hóa đơn và thông báo cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
Để được tư vấn thủ tục mua hóa đơn điện tử nhanh chóng, thuận tiện, hỗ trợ phát hành hóa đơn điện tử lần đầu, doanh nghiệp có thể liên hệ Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn và tham khảo phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice do ThaisonSoft cung cấp:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi