
Khởi tạo hóa đơn điện tử là bước doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện trước khi chính thức sử dụng hình thức hóa đơn mới này. Cũng bởi vì vẫn còn khá mới, nhiều doanh nghiệp, tổ chức vẫn chưa nắm được các quy định về khởi tạo hóa đơn điện tử.
Khái niệm khởi tạo hóa đơn điện tử và thủ tục liên quan
Điều 7 Thông tư 32/2011/TT-BTC hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ định nghĩa khởi tạo hóa đơn điện tử là hoạt động tạo định dạng cho hóa đơn, thiết lập đầy đủ các nội dung: thông tin của người bán, thông tin hóa đơn: loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, định dạng áp dụng cho việc truyền – nhận và lưu trữ hóa đơn trên phương tiện điện tử của tổ chức, đơn vị kinh doanh hoặc của đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.
Khởi tạo hóa đơn điện tử cần được thực hiện theo đúng quy định
Trước khi thực hiện khởi tạo hóa đơn điện tử, doanh nghiệp gửi quyết định áp dụng hóa đơn điện tử bằng văn bản giấy hoặc văn bản điện tử theo Mấu số 1 Phụ lục Thông tư 32 lên cơ quan thuế quản lý trực tiếp của đơn vị. Nếu gửi văn bản điện tử, tổ chức khởi tạo hóa đơn gửi qua Cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế.
Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử phải bắt buộc có các nội dung sau:
- Thông tin hệ thống kỹ thuật: tên các phương tiện điện tử, tên phần mềm được sử dụng để tạo lập hóa đơn điện tử
- Tên tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử hoặc bộ phận kỹ thuật chịu trách nhiệm về kỹ thuật của phần mềm hóa đơn điện tử và hóa đơn được tạo ra
- Quy trình áp dụng trong nội bộ tổ chức: từ khởi tạo, lập hóa đơn đến luân chuyển, lưu trữ hóa đơn điện tử
- Trách nhiệm của các bộ phận có liên quan trong quy trình về hóa đơn điện tử, bao gồm cả trách nhiệm của cá nhân thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử sang chứng từ giấy
Điều kiện tổ chức khởi tạo hóa đơn cần đáp ứng
Bên bán thực hiện khởi tạo hóa đơn điện tử phải đáp ứng các điều kiện sau:
- Về năng lực công nghệ:
- Đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế hoặc trong hoạt động ngân hàng.
- Có các quy trình sao lưu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử đáp ứng yêu cầu
- Về hạ tầng kỹ thuật:
- Có địa điểm, mạng thông tin, các đường truyền tải, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu sử dụng, khai thác, kiểm soát, xử lý và lưu trữ hoá đơn điện tử;
- Có phần mềm bán hàng kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu hoá đơn được truyền tự động vào phần mềm kế toán hoặc cơ sở dữ liệu tại thời điểm tạo lập hoá đơn.
- Về nhân sự: Có đội ngũ đủ trình độ để sử dụng hoá đơn điện tử theo quy định;
- Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.
Với những thông tin trên, các tổ chức, doanh nghiệp đã cơ bản nắm được quy định về việc tạo lập hóa đơn điện tử. Doanh nghiệp có thể tìm hiểu thêm tại Thông tư 32/2011/TT-BTC và các văn bản hướng dẫn của cơ quan thuế.
Nguồn: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi