Khi nào doanh nghiệp cần lập biên bản huỷ hoá đơn điện tử?

Trong hoạt động kinh doanh, doanh nghiệp có thể cần huỷ hoá đơn điện tử với một số trường hợp đặc biệt được cho phép. Vậy khi nào doanh nghiệp cần lập biên bản huỷ hoá đơn điện tử đi kèm? Mời quý khách theo dõi bài viết để biết thêm chi tiết.

>> Có thể bạn quan tâm: Báo cáo tài chính.

1. Biên bản huỷ hoá đơn điện tử là gì?

Căn cứ theo quy định tại Khoản 10, Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì:

“Hủy hóa đơn, chứng từ là việc làm cho hóa đơn, chứng từ đó không có giá trị sử dụng”.

Biên bản hủy hóa đơn điện tử là biên bản ghi lại toàn bộ các diễn biến sự việc đã xảy ra trong quá trình hủy hóa đơn điện tử, trong đó, đối tượng thực hiện việc hủy hóa đơn cũng là đối tượng nắm giữ và sử dụng hóa đơn.

Biên bản hủy hóa đơn điện tử được sử dụng khi người nộp thuế hay người có chức năng phát hành hóa đơn điện tử gặp sai sót khi khởi tạo hóa đơn hay không còn nhu cầu sử dụng hóa đơn này.

>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.

2. Khi nào lập biên bản huỷ hoá đơn điện tử

Khi huỷ hoá đơn điện tử, việc lập biên bản hủy và nêu rõ lý do hủy là điều các doanh nghiệp cần làm.

Trường hợp doanh nghiệp huỷ hoá đơn điện tử.

Trong thực tế, 5 trường hợp cần lập biên bản huỷ hóa đơn điện tử là:

(1) Doanh nghiệp không tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử đã phát hành: Nếu doanh nghiệp/đơn vị không sử dụng hóa đơn điện tử như do thay đổi Thông tư, muốn đổi nhà cung cấp… cần hủy trong khoảng 30 ngày kể từ khi không sử dụng.

(2) Doanh nghiệp thay đổi thông tin, ngừng hoạt động, chuyển cơ quan thuế…: Trong các trường hợp này việc hủy hóa đơn cũ là cần thiết và nên sớm đặt cũng như thông báo sử dụng hóa đơn mới để thay thế.

(3) Khi đã lập và phát hiện có sai sót trên hóa đơn điện tử: Trường hợp này có 2 khả năng xảy ra:

Trường hợp 1 – Hóa đơn lập nhưng chưa giao cho người mua: Với tình huống này bên bán sẽ lập biên bản hủy hóa đơn, nêu rõ lý do hủy và gửi thông báo theo mẫu 04 để báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn.

Trường hợp 2 – Hóa đơn đã lập và đã giao cho người mua và cả 2 bên chưa kê khai thuế: Với trường hợp này người bán cần thực hiện 3 thủ tục sau: lập biên bản hủy hóa đơn và cả 2 bên cùng ký xác nhận, gửi báo cáo về việc hủy hóa đơn với cơ quan thuế theo mẫu số 04, lập hóa đơn điện tử mới thay thế và gửi lại bên mua.

>> Tham khảo: Hướng dẫn điền và nộp bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử.

(4) Hóa đơn điện tử hết hạn lưu trữ theo quy định của Luật kế toán: Thông thường quy định của Luật kế toán là hóa đơn chỉ cần lưu trữ trong vòng 10 năm. Khi hết thời hạn này người dùng có thể hủy hóa đơn điện tử (nếu không có các quyết định khác của cơ quan có thẩm quyền).

(5) Hóa đơn đã lập nhưng vi phạm quy định của pháp luật: Đó có thể là những hóa đơn lập khống hoặc có dấu hiệu vi phạm khác thì cần thực hiện hủy theo đúng quy định.

Như vậy, khi huỷ hoá đơn điện tử thuộc những trường hợp trên, doanh nghiệp cần lập biên bản huỷ hoá đơn điện tử đi kèm.

3. Mẫu biên bản huỷ hoá đơn điện tử mới nhất theo Thông tư 78

Dưới đây là mẫu biên bản huỷ điện tử được cung cấp trong Phụ lục, Thông tư 78/2021/TT-BTC, doanh nghiệp có thể tham khảo và sử dụng.

Doanh nghiệp tải xuống mẫu biên bản Tại Đây.

Trên đây, E-invoice đã nêu một số trường hợp khi doanh nghiệp phải lập biên bản khi huỷ hoá đơn điện tử. Việc huỷ hoá đơn phải thuộc các trường hợp được Cơ quan Thuế cho phép và có biên bản đi kèm, trình bày rõ lý do và thông tin các hoá đơn bị huỷ.

Kết luận

Ngoài ra, nếu quý doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ quy định, xin vui lòng liên hệ E-invoice để nhận được tư vấn:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/