Dù sử dụng hóa đơn điện tử nhưng vẫn có nhiều trường hợp doanh nghiệp phải tiến hành chuyển đổi hóa đơn điện tử thành chứng từ giấy nhằm phục vụ cho các mục đích như: chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa, phục vụ lưu trữ,…
Vậy việc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy có đúng quy định pháp luật hay không? Cách chuyển đổi tiến hành như thế nào? Bài viết dưới đây sẽ giải đáp đến bạn chi tiết.
1. Chuyển đổi hóa đơn điện tử thành chứng từ giấy có được không?
Người dùng có được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy hay không?
Trong quá trình lưu thông hàng hóa, nhiều trường hợp người vận chuyển không thể xuất trình hóa đơn điện tử tới cơ quan kiểm tra do vấn đề lỗi mạng Internet. Bởi vậy, nhiều doanh nghiệp đã lựa chọn giải pháp chuyển đổi hóa đơn điện tử thành chứng từ giấy nhằm giúp việc xuất trình giấy tờ với cơ quan chức năng trong quá trình vận chuyển hàng hóa được đơn giản, nhanh chóng hơn.
Hiện nay, với vấn đề chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy có được hay không, Bộ Tài chính đã quy định rất rõ trong nội dung của Thông tư số 32/2011/TT-BTC. Chi tiết như sau:
– Các bên bán được phép chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ cho mục đích chứng minh nguồn gốc xuất xứ loại hàng hóa hữu hình trong quá trình lưu thông, vận chuyển. Tuy nhiên, việc này chỉ được thực hiện duy nhất 01.
– Đối với các mục đích chuyển đổi hóa đơn nhằm phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Luật kế toán thì các bên bán và mua được phép tự chuyển đổi.
Lưu ý rằng, tất cả các hóa đơn chuyển đổi đều phải đáp ứng tuân thủ theo đúng quy định tại Khoản 2,3,4, Điều 12 của Thông tư số 32 này. Ngoài ra, các hóa đơn chuyển đổi để chứng minh nguồn gốc xuất xứ cho hàng hóa cần phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật bên bán và dấu người bán, của pháp luật để đảm bảo tính pháp lý.
2. Cách chuyển đổi hóa đơn điện tử đơn giản, nhanh chóng
Cách chuyển đổi hóa đơn điện tử đơn giản, nhanh chóng.
Để chuyển đổi hóa đơn điện tử, các kế toán và doanh nghiệp có thể sử dụng nhiều cách thức khác nhau. Tuy nhiên, cách chuyển đổi đơn giản, thuận tiện và nhiều doanh nghiệp ưa dùng nhất chính là chuyển đổi hóa đơn điện tử ngay trên hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp đang sử dụng.
Chẳng hạn như với các doanh nghiệp đang sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice của nhà cung cấp ThaisonSoft thì có thể tiến hành chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy như sau:
Bước 1: Tải file hóa đơn điện tử về máy tính
Trên hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice mà doanh nghiệp đang sử dụng, bạn có thể tiến hành tìm hóa đơn điện tử cần chuyển đổi rồi tải về máy tính.
Thông thường, các phần mềm hóa đơn điện tử sẽ cho phép người dùng tải hóa đơn ở 2 định dạng là: File PDF hoặc file XML.
Trường hợp là bên mua thì bạn sẽ không cần tìm cách đăng nhập vào hệ thống phần mềm để lấy hóa đơn điện tử mà bạn sẽ nhận hóa đơn từ bên bán để tiến hành chuyển đổi theo các bước hướng dẫn bên dưới.
Bước 2: In file hóa đơn điện tử ra bản giấy
Sau khi đã tải hóa đơn điện tử về máy, bạn nên kiểm tra lại thông tin trên file hóa đơn đã tải để đảm bảo tính chính xác của hóa đơn cần chuyển đổi.
Tiếp đó, nếu là file PDF, bạn sẽ nhấn lệnh in để in hóa đơn điện tử ra hóa đơn giấy. Trường hợp file hóa đơn tải về ở định dạng XML, bạn sẽ phải cần tới trang web hỗ trợ kiểm tra hóa đơn http://hddt.einvoice.vn/ để có thể mở file và tiến hành in hóa đơn chuyển đổi file XML.
Thực tế, các doanh nghiệp càng ưu tiên lựa chọn các phần mềm hóa đơn điện tử uy tín, chuyên nghiệp thì việc chuyển đổi hay lập, xuất hóa đơn điện tử đều sẽ trở nên đơn giản, dễ dàng hơn.
Nếu bạn và doanh nghiệp đang có nhu cầu kiếm tìm một phần mềm hóa đơn điện tử uy tín để hoàn thành hạn chuyển đổi hóa đơn điện tử trước ngày 01/11/2020 thì có thể tham khảo ngay E-invoice của ThaisonSoft – đơn vị đứng đầu trong danh sách TOP 26 nhà cung cấp hóa đơn điện tử được Cục thuế TP Hà Nội lựa chọn.
Mọi thắc mắc liên quan đến việc chuyển đổi hóa đơn điện tử thành chứng từ giấy hay muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ ngay Hotline 24/7:
Miền Bắc: 1900 4767
Miền Nam/Trung: 1900 4768
Để lại một phản hồi