Hiện nay, không ít doanh nghiệp đang gặp phải tình trạng bị mất hóa đơn đầu vào chưa kê khai thuế và không biết phải xử lý thế nào. Do đó, bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết tới bạn và doanh nghiệp cách xử lý hóa đơn đầu vào bị mất nhưng chưa kê khai thuế một cách đơn giản và hợp pháp.
1. Các thủ tục cần tiến hành khi mất hóa đơn đầu vào nhưng chưa kê khai
Sau khi đã nhận hàng hóa, dịch vụ và hóa đơn từ bên bán, bên mua chưa kịp kê khai thuế thì đã làm mất hóa đơn. Với trường hợp này. Bên mua cần xử lý việc làm mấy hóa đơn đầu vào như sau:
Bước 1: Hai bên bán – mua lập Biên bản ghi nhận việc làm mất hóa đơn
Thực tế, dù là bên nào làm mất hóa đơn thì khi hóa đơn giao cho bên mua bị mất, hai bên bán – mua đề phải nhanh chóng tiến hành lập Biên bản ghi nhận việc bên mua bị mất hóa đơn.
Hai bên bán – mua cần lập Biên bản ghi nhận việc mất hóa đơn đầu vào.
Với trường hợp này, bên mua cần chủ động thông báo cho bên bán để hai bên thực hiện lập -Biên bản ghi nhận việc bị mất hóa đơn.
Biên bản ghi nhận sự việc mất hóa đơn phải đáp ứng yêu cầu sau:
– Ghi rõ sự việc bên mua làm mất hóa đơn đầu vào liên 2.
– Ghi rõ thông tin liên 1 của bên bán đã khai, nộp thuế tháng nào.
– Hai bên bán – mua ký và ghi rõ họ tên của người đại diện pháp luật hoặc người được ủy quyền; đồng thời đóng dấu lên Biên bản.
>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.
Bước 2: Bên bán sẽ chụp liên 1 của hóa đơn cho bên mua
Căn cứ theo quy định pháp luật hiện hành thì bên mua khi đã làm mất hóa đơn đầu vào liên 2 thì sẽ được sử dụng hóa đơn bản sao có chữ ký, đóng dấu (nếu có) xác nhận của bên bán, có kèm theo biên bản về việc mất, cháy hỏng hóa đơn đã lập để làm chứng từ kế toán và kê khai thuế.
Do đó, bên mua khi làm mất hóa đơn đầu vào liên 2 chưa tiến hành kê khai thuế thì cần liên hệ bên bán chụp liên 1 của hóa đơn, bắt buộc có ký xác nhận của người đại diện pháp luật bên bán (có đóng dấu nếu cần) rồi gửi cho bên mua.
Lưu ý rằng:
– Cả bên mua và bên bán phải hoàn toàn chịu trách nhiệm về tính chính xác của sự việc mất, cháy, hỏng hóa đơn.
– Khi mất hóa đơn liên 2, bên mua bắt buộc phải lập Báo cáo mất hóa đơn để nộp lên, thông báo với cơ quan thuế trực thuộc.
Bước 3: Bên mua lập Báo cáo mất hóa đơn nộp lên cơ quan thuế
Tiếp theo, để hoàn tất thủ tục xử lý bị mất hóa đơn đầu vào liên 2 chưa kê khai thuế, bên mua cần lập Báo cáo mất hóa đơn nộp lên cơ quan thuế.
Theo đó, Báo cáo mất, cháy, hỏng hóa đơn nộp lên cơ quan thuế được lập theo mẫu số BC21/AC.
Bên bán có thể lập báo cáo này đơn giản, dễ dàng trên phần mềm HTKK bằng cách:
– Truy cập vào phần mềm HTKK doanh nghiệp mình đang sử dụng.
– Trên giao diện chính chọn chức năng “Hóa đơn” rồi chọn tiếp “Báo cáo mất, cháy, hỏng hóa đơn (BC21/AC)”.
– Khi giao diện Báo cáo mất, cháy, hỏng hóa đơn (BC21/AC) hiển thị, bên mua tiến hành kê khai báo cáo.
– Khi đã hoàn thành kê khai Báo cáo thì xuất file XML rồi nộp lên cơ quan thuế qua cổng thông tin online của Tổng cục thuế.
>> Tham khảo: Quy định xử lý vi phạm xuất hóa đơn khống.
2. Doanh nghiệp phải chịu phạt khi làm mất hóa đơn đầu vào
Bên mua bị xử phạt hành chính khi làm mất hóa đơn đầu vào.
Dù đã tiến hành xử lý mất hóa đơn đầu vào liên 2 chưa kê khai thuế nhưng bên mua vẫn sẽ bị xử phạt làm mất hóa đơn theo đúng quy định pháp luật của Nghị định số 125/2020/NĐ-CP, được chính Phủ ban hành ngày 19/10/2020.
Cụ thể tại Điều 25, Nghị định số 125/2020/NĐ-CP, Chính Phủ đã quy định xử phạt hành vi vi phạm quy định về khai báo mất, cháy, hỏng hóa đơn trước khi thông báo phát hành hoặc hóa đơn đã mua của cơ quan thuế nhưng chưa lập như sau:
– Phạt cảnh cáo đối với hành vi khai báo mất, cháy, hỏng hóa đơn quá thời hạn từ 01 – 05 ngày, kể từ ngày hết thời hạn khai báo theo quy định và có tình tiết giảm nhẹ.
– Phạt tiền từ 1 – 4 triệu đồng đối với hành vi khai báo mất, cháy, hỏng hóa đơn quá thời hạn từ 01 – 05 ngày, kể từ ngày hết thời hạn khai báo theo quy định, trừ trường hợp quy định tại khoản 1 Điều này.
– Phạt tiền từ 4 – 8 triệu đồng đối với một trong các hành vi sau đây:
- Khai báo mất, cháy, hỏng hóa đơn quá thời hạn từ 06 ngày trở lên, kể từ ngày hết thời hạn khai báo theo quy định;
- Không khai báo mất, cháy, hỏng hóa đơn.
Như vậy, bài viết trên đây đã hướng dẫn chi tiết tới bạn và doanh nghiệp cách xử lý mất hóa đơn đầu vào chưa kê khai thuế; quy định xử phạt đối với hành vi vi phạm này.
>> Tham khảo: Xuất hóa đơn hàng tiêu dùng nội bộ.
Thực tế, việc nhanh chóng chuyển đổi sử dụng hóa đơn điện tử chính là giải pháp hữu hiệu giúp xóa bỏ nỗi lo làm mất, cháy, hỏng hóa đơn cho cả hai bên doanh nghiệp mua và bán. Không những vậy, hóa đơn điện tử khi được ứng dụng vào chu trình kinh doanh còn gia tăng nhiều lợi ích cho doanh nghiệp sử dụng:
– Tiết kiệm lên đến 3.000 tỷ đồng mỗi năm;
– Giảm thiểu tới 80% chi phí cho mỗi hóa đơn so với hóa đơn giấy;
– Cắt giảm hơn 70% các bước trong quy trình phát hành HĐĐT;
– Hạn chế gần 90% các tranh chấp liên quan hóa đơn;
– Rút ngắn tới 99% thời gian thanh toán, quản lý hóa đơn;
Mặt khác, theo quy định pháp luật hiện hành, việc áp dụng hóa đơn điện tử là xu thế tất yếu của thời đại. Do đó, các đơn vị kinh doanh nên chủ động, sớm thực hiện chuyển đổi để gia tăng lợi ích cho đơn vị mình.
Mọi thắc mắc hoặc muốn được tư vấn muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi