Hiện nay, tất cả các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế và hộ cá nhân kinh doanh phải chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử. Việc sử dụng 2 mẫu hóa đơn điện tử song song có vi phạm gì không, hay doanh nghiệp được sử dụng tối đa bao nhiêu mẫu HĐĐT? Mời quý khách cùng tìm hiểu qua bài viết.
>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử lưu trữ bao lâu?
1. Có thể sử dụng 2 mẫu hóa đơn điện tử song song không?
Từ ngày 01/07/2022, tất cả các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế và hộ cá nhân kinh doanh phải chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư số 78/2021/TT-BTC (trừ các doanh nghiệp nhỏ và vừa, hợp tác xã, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh không có hạ tầng công nghệ thông tin, hệ thống phần mềm kế toán).
Theo Điều 7 của Thông tư 32/2011/TT-BTC, tổ chức, kinh doanh có thể sử dụng đồng thời nhiều loại hình hóa đơn khác nhau và phải thông báo về việc phát hành từng loại hóa đơn theo quy định. Mẫu thông báo phát hành hóa đơn phổ biến nhất được quy định tại Mẫu số 2, Phụ lục đi kèm với Thông tư 32, bao gồm các thông tin sau:
- Thông tin về đơn vị phát hành: tên đơn vị phát hành hóa đơn điện tử, mã số thuế, địa chỉ và số điện thoại.
- Thông tin về loại hóa đơn phát hành: Tên loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ngày bắt đầu sử dụng, số lượng hóa đơn được thông báo phát hành (từ số… đến số…), ngày lập thông báo phát hành hóa đơn, tên và chữ ký của người đại diện theo pháp luật cùng dấu của đơn vị.
Do đó, theo quy định trên, các doanh nghiệp, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh cũng có thể sử dụng đồng thời nhiều mẫu hóa đơn, tuy nhiên, mỗi mẫu hóa đơn đều cần tuân thủ quy trình thông báo phát hành hóa đơn theo quy định.
>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.
2. Quy định về hóa đơn điện tử
Tìm hiểu thông tin về hóa đơn điện tử.
Theo quy định tại Điều 3 của Thông tư 32/2011/TT-BTC ban hành ngày 14 tháng 3 năm 2011, hóa đơn điện tử được hiểu là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử liên quan đến việc bán hàng hoá, cung cấp dịch vụ, được tạo ra, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử.
Hóa đơn điện tử được tạo ra, lập, và xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi thực hiện giao dịch mua bán hàng hoá, cung cấp dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
2.1. Hóa đơn điện tử có bao nhiêu loại?
Hóa đơn điện tử bao gồm các loại sau:
(1) Hóa đơn giá trị gia tăng: Được áp dụng khi người bán hàng hoá hoặc cung cấp dịch vụ thực hiện khai thuế giá trị gia tăng bằng cách khấu trừ. Loại hóa đơn này cũng bao gồm hóa đơn được tạo ra từ máy tính tiền kết nối điện tử với cơ quan thuế.
(2) Hóa đơn bán hàng: Được áp dụng khi người bán hàng hoá hoặc cung cấp dịch vụ thực hiện khai thuế giá trị gia tăng trực tiếp. Loại hóa đơn này cũng bao gồm hóa đơn được tạo ra từ máy tính tiền kết nối điện tử với cơ quan thuế.
(3) Các loại hóa đơn khác: Bao gồm tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử và các chứng từ điện tử khác có nội dung quy định tại Điều 6 của Nghị định 119/2018/NĐ-CP ngày 12/9/2019 của Chính phủ.
>> Tham khảo: Thuế TNDN từ bất động sản – đối tượng và thuế suất chịu thuế.
2.2. Điều kiện đảm bảo giá trị pháp lý
Hóa đơn điện tử được coi là có giá trị pháp lý khi thỏa mãn các điều kiện sau:
- Có sự đảm bảo đầy đủ về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong hóa đơn điện tử từ khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng là hóa đơn điện tử.
- Tiêu chí đánh giá tính toàn vẹn là thông tin còn đầy đủ và chưa bị thay đổi, ngoại trừ các thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị hóa đơn điện tử.
- Thông tin chứa trong hóa đơn điện tử có thể truy cập và sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.
Như vậy, quý khách đã có câu trả lời cho câu hỏi đầu bài viết về việc sử dụng 2 mẫu hóa đơn điện tử song song là hoàn toàn được phép với điều kiện có thông báo phát hành với cơ quan Thuế.
E-invoice rất mong thông tin cung cấp trong bài viết sẽ hỗ trợ quý khách trong quá trình tìm hiểu và áp dụng hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp của mình.
3. Quy định về ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn
Kí hiệu, mẫu số HĐĐT là gì?
Theo Thông tư 78/2021 quy định về ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn như sau:
Thứ nhất, về ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử:
Là một chữ số tự nhiên 1, 2, 3, 4, 5, 6, để phản ánh loại hóa đơn điện tử
- Số 1: phản ánh loại hóa điện tử giá trị gia tăng
- Số 2: Phản ánh loại hóa đơn điện tử bán hàng;
- Số 3: Phản ánh loại hóa đơn điện tử bán tài sản công;
- Số 4: Phản ánh loại hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia;
- Số 5: Phản ánh các loại hóa đơn điện tử khác là tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng có nội dung của hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ;
- Số 6: Phản ánh các chứng từ điện tử được sử dụng và quản lý như hóa đơn gồm phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.
Thứ hai, về ký hiệu hóa đơn điện tử:
Là nhóm 6 ký tự gồm cả chữ viết và chữ số thể hiện ký hiệu hóa đơn điện tử để phản ánh các thông tin về loại hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không mã, năm lập hóa đơn, loại hóa đơn điện tử được sử dụng.
- Ký tự đầu tiên là một (01) chữ cái được quy định là C – dùng cho hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan thuế hoặc K – dùng cho hóa đơn điện tử không có mã;
- Hai ký tự tiếp theo là hai (02) chữ số Ả rập thể hiện năm lập hóa đơn điện tử được xác định theo 2 chữ số cuối của năm dương lịch. Ví dụ: Năm lập hóa đơn điện tử là năm 2022 thì thể hiện là số 22; năm lập hóa đơn điện tử là năm 2023 thì thể hiện là số 23;
- Một ký tự tiếp theo là một (01) chữ cái được quy định là T, D, L, M, N, B, G, H thể hiện loại hóa đơn điện tử được sử dụng, cụ thể:
- Chữ T: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử do các doanh nghiệp, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh đăng ký sử dụng với cơ quan thuế;
- Chữ D: Áp dụng đối với hóa đơn bán tài sản công và hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia hoặc hóa đơn điện tử đặc thù không nhất thiết phải có một số tiêu thức do các doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng;
- Chữ L: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh;
- Chữ M: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền;
- Chữ N: Áp dụng đối với phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử;
- Chữ B: Áp dụng đối với phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử;
- Chữ G: Áp dụng đối với tem, vé, thẻ điện tử là hóa đơn giá trị gia tăng;
- Chữ H: Áp dụng đối với tem, vé, thẻ điện tử là hóa đơn bán hàng
- Hai ký tự cuối là chữ viết do người bán tự xác định căn cứ theo nhu cầu quản lý. Trường hợp người bán sử dụng nhiều mẫu hóa đơn điện tử trong cùng một loại hóa đơn thì sử dụng hai ký tự cuối nêu trên để phân biệt các mẫu hóa đơn khác nhau trong cùng một loại hóa đơn. Trường hợp không có nhu cầu quản lý thì để là YY;
Lưu ý: Tại bản thể hiện, ký hiệu hóa đơn điện tử và ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử được thể hiện ở phía trên bên phải của hóa đơn (hoặc ở vị trí dễ nhận biết);
Kết luận
Ngoài ra, nếu quý doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ quy định, xin vui lòng liên hệ E-invoice để nhận được tư vấn:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi