Muốn chuyển đổi sử dụng hóa đơn điện tử, trước tiên, các đơn vị kinh doanh buộc phải đáp ứng các điều kiện để sử dụng hóa đơn điện tử đối với các tổ chức khởi tạo hóa đơn theo đúng quy định của pháp luật.
Trước thời hạn bắt buộc hoàn thành chuyển đổi HĐĐT trước ngày 1/11/2020 đang tới gần, bài viết làm rõ các điều kiện để sử dụng hóa đơn điện tử đối với các tổ chức khởi tạo hóa đơn dưới đây chắc chắn sẽ là những thông tin cực hữu ích mà các doanh nghiệp đang muốn chuyển đổi HĐĐT không thể bỏ qua.
1. Điều kiện để sử dụng HĐĐT với tổ chức khởi tạo hóa đơn hiện nay
Muốn nắm vững điều kiện để sử dụng hóa đơn điện tử đối với các tổ chức khởi tạo hóa đơn, bạn và doanh nghiệp có thể tham khảo trong Thông tư số 32/2011/TT-BTC và Thông tư 68/2019/TT-BTC do Bộ Tài chính ban hành.
Các điều kiện đơn vị kinh doanh buộc phải có để dùng HĐĐT.
Tại Khoản 2, Điều 4, Thông tư số 32/2011/TT-BTC Bộ Tài chính đã quy các điều kiện để sử dụng hóa đơn điện tử với các tổ chức khởi tạo hóa đơn như sau:
– Tổ chức khởi tạo HĐĐT phải là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.
– Tổ chức khởi tạo HĐĐT phải có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hoá đơn điện tử.
– Tổ chức khởi tạo HĐĐT phải có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hoá đơn điện tử theo quy định.
– Tổ chức khởi tạo HĐĐT phải có chữ ký điện tử theo đúng quy định của pháp luật.
– Tổ chức khởi tạo HĐĐT phải có phần mềm bán hàng hoá, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hoá đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hoá đơn.
– Tổ chức khởi tạo HĐĐT phải có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ bao gồm:
– Tổ chức khởi tạo HĐĐT cần có hệ thống lưu trữ dữ liệu đáp ứng hoặc được chứng minh là tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu.
– Tổ chức khởi tạo HĐĐT phải có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố: đảm bảo sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu.
Ngoài ra, nhằm chuẩn hóa điều kiện để sử dụng hóa đơn điện tử, giúp việc sử dụng hóa đơn điện tử được dễ dàng và hiệu quả nhất, Bộ Tài chính cũng đã quy định về vấn đề xây dựng, quản lý sử dụng hóa đơn điện tử theo các nguyên tắc và yêu cầu cụ thể. Điều này đã được quy định rõ trong Chương 3 của Thông tư số 68/2019/TT-BTC.
2. Sắp đến thời hạn cuối doanh nghiệp buộc phải hoàn thành chuyển đổi HĐĐT
Sau khi đã nắm được các quy định về điều kiện để sử dụng hóa đơn điện tử, điều mà các đơn vị kinh doanh cần quan tâm đó chính là thời hạn cuối cùng phải hoàn thành chuyển đổi là khi nào.
Sắp đến thời hạn bắt buộc phải hoàn thành chuyển đổi HĐĐT ngày 01/11/2020.
Thực tế, quy định thời hạn cuối cùng các doanh nghiệp phải hoàn thành chuyển đổi hóa đơn điện tử đã được quy định tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP của Chính Phủ và khẳng định lại một lần nữa trong Thông tư số 68/2019/TT-BTC mới ban hành gần đây nhất của Bộ Tài chính.
Cụ thể, tại Khoản 3, Điều 26 của Thông tư 68/2019/TT-BTC, Bộ Tài chính đã quy định từ ngày 01/11/2020, các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải thực hiện hoàn thành đăng ký áp dụng hóa đơn điện tử theo đúng hướng dẫn tại Thông tư này.
Như vậy, thời hạn cuối cùng các doanh nghiệp bắt buộc phải hoàn thành chuyển đổi áp dùng HĐĐT là ngày 01/11/2020.
Mọi thắc mắc về điều kiện để sử dụng hóa đơn điện tử hay muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ ngay Hotline 24/7:
Miền Bắc: 1900 4767
Miền Nam/Trung: 1900 4768
Để lại một phản hồi