Các quy định quan trọng về chữ ký điện tử

Chữ ký điện tử là gì? Đây là một khái niệm không còn quá xa lạ trong thời đại các giao dịch điện tử được áp dụng ngày càng phổ biến. Chữ ký điện tử được xem là công cụ không thể thiếu trong nền kinh tế số. Nhiều quốc gia trên thế giới đã xây dựng hệ thống pháp lý để quản lý chữ ký điện tử, chữ ký số.

1. Khái niệm chữ ký điện tử

Căn cứ theo Khoản 1, Điều 21, Luật Giao dịch điện tử:

“Chữ ký điện tử được tạo lập dưới dạng từ, chữ, số, ký hiệu, âm thanh hoặc các hình thức khác bằng phương tiện điện tử, gắn liền hoặc kết hợp một cách lô gíc với thông điệp dữ liệu, có khả năng xác nhận người ký thông điệp dữ liệu và xác nhận sự chấp thuận của người đó đối với nội dung thông điệp dữ liệu được ký.”

Như vậy, có thể hiểu chữ ký điện tử là một dạng thông tin đi kèm dữ liệu. Trong đó, dữ liệu có thể là văn bản, video, hình ảnh,… Chữ ký điện tử được sử dụng vào mục đích chủ yếu là xác định chủ sở hữu dữ liệu đó.

>> Tham khảo: Công ty không có hóa đơn đầu ra có sao không?

2. Giá trị pháp lý của chữ ký điện tử

Theo Điều 24, Luật Giao dịch điện tử năm 2005 thì văn bản sử dụng chữ ký điện tử thì để đảm bảo có giá trị pháp lý nếu chữ ký điện tử được sử dụng đáp ứng các yêu cầu sau:

• Phương pháp tạo chữ ký điện tử đảm bảo xác minh được người ký và thể hiện được sự chấp thuận của người ký đối với thông điệp dữ liệu.
• Phương pháp tạo chữ ký điện tử phải đảm bảo tin cậy, phù hợp với mục đích tạo ra và gửi thông điệp dữ liệu.

Chữ ký điện tử có giá trị pháp lý.

Lưu ý: Trường hợp văn bản cần có dấu của cơ quan, tổ chức thì yêu cầu đối với một thông điệp dữ liệu được coi là đáp ứng nếu thông điệp dữ liệu được ký bởi chữ ký điện tử của cơ quan, tổ chức đảm bảo các yêu cầu quy định theo Khoản 1, Điều 22, Luật Giao dịch điện tử năm 2005 đồng thời chữ ký điện tử phải có chứng thực.

>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.

3. Nguyên tắc sử dụng chữ ký điện tử

Nguyên tắc sử dụng chữ ký điện tử được quy định tại Điều 23, Luật Giao dịch điện tử năm 2005. Trong đó, các bên tham gia giao dịch điện tử và sử dụng chữ ký điện tử có quyền thỏa thuận các vấn đề sau:

• Có thể sử dụng hoặc không sử dụng chữ ký điện tử trong giao dịch.
• Sử dụng hoặc không sử dụng chữ ký điện tử có chứng thực.
• Lựa chọn tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử trong trường hợp thỏa thuận sử dụng chữ ký điện tử có chứng thực.

(Trong đó: “Chứng thực chữ ký điện tử” là việc xác nhận cơ quan, tổ chức, cá nhân được chứng thực là người ký chữ ký điện tử (Luật giao dịch điện tử năm 2005))

Lưu ý: Đối với cơ quan nhà nước, chữ ký điện tử phải được chứng thực bởi tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định.

>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử có được xuất âm không?

4. Chữ ký điện tử có phải là chữ ký số không?

Chữ ký số là khái niệm được quy định tại Khoản 6, Điều 3, Nghị định 130/2018/NĐ-CP. 

Hai khái niệm chữ ký số và chữ ký điện tử thường được dùng thay thế cho nhau mặc dù chúng không hoàn toàn có cùng nghĩa. Chữ ký số chỉ là một tập con của chữ ký điện tử (chữ ký điện tử bao hàm chữ ký số).

Chữ ký điện tử và chữ ký số là 2 khái niệm khác nhau.

5. Trách nhiệm của các bên đối với chữ ký điện tử

Đối với người ký chữ ký điện tử:

• Là người đại diện hợp pháp và có trách nhiệm kiểm soát hệ chương trình ký điện tử và sử dụng thiết bị đó xác nhận quyết định của mình đối với thông điệp dữ liệu được ký.
• Có biện pháp tránh việc sử dụng chữ ký điện tử của mình bất hợp pháp.
• Khi chữ ký điện tử không còn thuộc sự kiểm soát của mình phải thông báo cho các bên liên quan.
• Đảm bảo tính chính xác của thông tin trong chứng thư điện tử.
• Hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về các vấn đề về chữ ký điện tử của mình.

Đối với bên chấp nhận chữ ký điện tử:

• Thực hiện những nội dung trong thông điệp dữ liệu đã được ký bằng chữ ký điện tử.
• Kiểm chứng mức độ tin cậy của chữ ký điện tử trước khi chấp nhận chữ ký điện tử.
• Tiến hành các biện pháp cần thiết để xác minh giá trị pháp lý của chứng thư điện tử và các hạn chế liên quan tới chứng thư điện tử trong trường hợp sử dụng chứng thư điện tử để chứng thực chữ ký điện tử.
• Hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về hậu quả do không tuân thủ quy định tại mục này.

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.

Trên đây là các thông tin giải đáp về chữ ký điện tử. Đây là công cụ không thể thiếu đối với các giao dịch điện tử hiện nay nên doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân sử dụng chữ ký điện tử cần nắm được một số quy định quan trọng để áp dụng đúng quy định của pháp luật.

Kết luận

Qua bài viết Cách nộp lệ phí hải quan online mới nhất hy vọng sẽ cung cấp được thông tin hữu ích đến bạn đọc. Ngoài ra, để được tư vấn miễn phí về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, vui lòng liên hệ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/