Cần đảm bảo những điều kiện nào để khởi tạo hóa đơn điện tử

Đến 01/11/2020, tất cả các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh sẽ phải hoàn tất chuyển đổi sang hóa đơn điện tử, nhưng liệu các tổ chức, đơn vị đã nắm được các điều kiện để sử dụng hóa đơn điện tử?

Doanh nghiệp cần đáp ứng điều kiện theo quy định để sử dụng hóa đơn điện tử

Xem thêm: Các lưu ý khi sử dụng hóa đơn điện tử.

Theo Khoản 2 Điều 4 Thông tư 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán hàng hóa, dịch vụ phải đáp ứng các điều kiện dưới đây để tạo lập hóa đơn điện tử:

• Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.
• Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hoá đơn điện tử;
• Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hoá đơn điện tử theo quy định;
• Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.
• Có phần mềm bán hàng hoá, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hoá đơn điện tử bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hoá đơn.
• Có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ bao gồm:

• Hệ thống lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng hoặc được chứng minh là tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu;
• Có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố: đảm bảo sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu.

Người bán khi sử dụng hóa đơn điện tử phải đảm bảo thông báo cho người mua về định dạng hóa đơn, cách thức truyền nhận hóa đơn điện tử giữa người bán và người mua (nêu rõ cách thức truyền nhận hóa đơn điện tử là truyền trực tiếp từ hệ thống của người bán sang hệ thống của người mua; hoặc người bán thông qua hệ thống trung gian của tổ chức cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử để lập hóa đơn và truyền cho người mua).

Người bán, người mua, tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử (trường hợp thông qua tổ chức trung gian) và các đơn vị có liên quan phải có thoả thuận về yêu cầu kỹ thuật và các điều kiện bảo đảm tính toàn vẹn, bảo mật có liên quan đến hoá đơn điện tử đó.

Từ những thông tin trên, các doanh nghiệp, tổ chức có thể chủ động chuẩn bị những điều kiện cần thiết để khởi tạo và sử dụng hóa đơn điện tử. Hiện nay hầu hết các doanh nghiệp đều lựa chọn hợp tác với một nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử, vì vậy nếu có các vướng mắc, doanh nghiệp có thể liên hệ tới các đơn vị này để được giải đáp, hỗ trợ.