Cách xuất hóa đơn điện tử cho khách lẻ không lấy hóa đơn

Xuất hóa đơn điện tử cho khách lẻ không lấy hóa đơn như thế nào? Từ khi áp dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, vấn đề khách lẻ không lấy hóa đơn cần xử lý như thế nào nhận được sự quan tâm của đông đảo kế toán. Trường hợp khách lẻ mua hàng không lấy hóa đơn không hiếm gặp nên kế toán cần lưu ý về vấn đề xuất hóa đơn, kê khai thuế.

1. Cách xuất hóa đơn điện tử cho khách lẻ không lấy hóa đơn

Từ 1/7/2022, quy định bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử được triển khai trên toàn quốc, chưa có hướng dẫn chi tiết về vấn đề khách lẻ không lấy hóa đơn.

Tuy nhiên, theo Khoản 1, Điều 4, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, khi bán hàng, cung cấp dịch vụ đơn vị phải xuất hóa đơn do đó dù khách hàng không lấy hóa đơn thì đơn vị vẫn phải xuất hóa đơn, đơn vị vẫn có thể ghi chú thêm nội dung trên hóa đơn là khách hàng không lấy hóa đơn như trước đây.

>> Tham khảo: Hướng dẫn thanh toán thuế thu nhập cá nhân.

2. Nội dung hóa đơn cho khách lẻ không cung cấp thông tin

Lưu ý về nội dung hóa đơn đối với khách lẻ.

Về nội dung hóa đơn đối với trường hợp khách lẻ không lấy hóa đơn, kế toán lưu ý tuân thủ theo Khoản 5, Điều 10, Nghị định 123/2020/NĐ-CP:

– Trường hợp người mua là cơ sở kinh doanh có mã số thuế thì các thông tin trên hóa đơn như tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua n phải ghi theo đúng tại giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, giấy chứng nhận đăng ký thuế, thông báo mã số thuế, giấy chứng nhận đăng ký đầu tư, giấy chứng nhận đăng ký hợp tác xã.

Trường hợp tên, địa chỉ người mua quá dài, trên hóa đơn người bán có thể viết tắt theo quy định của pháp luật như sau: 

• “Phường” thành “P”; “Quận” thành “Q”, “Thành phố” thành “TP”, “Việt Nam” thành “VN”.
• “Cổ phần” là “CP”, “Trách nhiệm Hữu hạn” thành “TNHH”.
• “khu công nghiệp” thành “KCN”, “sản xuất” thành “SX”, “Chi nhánh” thành “CN”… 

Lưu ý: Việc viết tắt trên hóa đơn phải thể hiện đầy đủ số nhà, tên đường phố, phường, xã, quận, huyện, thành phố, nhằm xác định được chính xác tên, địa chỉ doanh nghiệp và phù hợp với đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế của doanh nghiệp.

>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.

– Trường hợp người mua không có mã số thuế thì trên hóa đơn không phải thể hiện mã số thuế người mua. Một số trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đặc thù cho người tiêu dùng là cá nhân quy định tại Khoản 14 Điều này thì trên hóa đơn không phải thể hiện tên, địa chỉ người mua. Trường hợp người mua là khách hàng nước ngoài đến Việt Nam thì thông tin về địa chỉ người mua để số hộ chiếu hoặc giấy tờ xuất nhập cảnh và quốc tịch của khách hàng nước ngoài.

Xuất hóa đơn đối với một số trường hợp đặc biệt (hóa đơn điện tử bán hàng tại siêu thị, trung tâm thương mại, xăng dầu,…):

• Hóa đơn điện tử bán hàng tại siêu thị, trung tâm thương mại (người mua là cá nhân không kinh doanh): hóa đơn không nhất thiết phải có tên, địa chỉ, mã số thuế người mua.
• Hóa đơn điện tử bán xăng dầu (khách hàng là cá nhân không kinh doanh): Hóa đơn không nhất thiết phải có các chỉ tiêu tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn; tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua, chữ ký điện tử của người mua; chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng.

=> Như vậy, trừu các trường hợp cung cấp dịch vụ đặc thù cho khách hàng cá nhân quy định tại Khoản 14, Điều 10, Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì trên hóa đơn không phải thể hiện tên, địa chỉ người mua, các trường hợp còn lại phải có thông tin tên và địa chỉ của người mua ạ.

Nếu đơn vị xuất hóa đơn không ghi tên, địa chỉ của người mua, chỉ ghi thông tin là khách hàng không cung cấp thông tin, không lấy hóa đơn là không đúng quy định.

>> Tham khảo: Thuế TNCN chuyển nhượng bất động sản.

3. Hóa đơn ghi thiếu nội dung có bị phạt không?

Hóa đơn thiếu nội dung bắt buộc có thể bị phạt từ 04 – 08 triệu.

Căn cứ theo Điểm h khoản 4 Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP được bổ sung tại khoản 3 Điều 1 Nghị định 102/2021/NĐ-CP, lập hóa đơn không ghi đầy đủ các nội dung bắt buộc theo quy định sẽ bị phạt từ 04 – 08 triệu đồng (đối với tổ chức) và 02 – 04 triệu đồng (đối với cá nhân):

“a) Lập hóa đơn không đúng thời điểm theo quy định của pháp luật về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, trừ trường hợp quy định tại điểm a khoản 1, khoản 3 Điều này;

b) Lập hóa đơn không theo thứ tự từ số nhỏ đến số lớn theo quy định, trừ trường hợp phạt cảnh cáo theo điểm b khoản 1 Điều này;

c) Lập hóa đơn ghi ngày trên hóa đơn trước ngày mua hóa đơn của cơ quan thuế;

d) Lập sai loại hóa đơn theo quy định của pháp luật về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ và đã giao cho người mua hoặc đã kê khai thuế, trừ trường hợp phạt cảnh cáo theo điểm c khoản 1 Điều này;

đ) Lập hóa đơn điện tử khi chưa có thông báo chấp thuận của cơ quan thuế hoặc trước ngày cơ quan thuế chấp nhận việc sử dụng hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế;

e) Lập hóa đơn bán hàng hóa, dịch vụ trong thời gian tạm ngừng hoạt động kinh doanh, trừ trường hợp lập hóa đơn giao cho khách hàng để thực hiện các hợp đồng đã ký trước ngày thông báo tạm ngừng kinh doanh;

g) Lập hóa đơn điện tử từ máy tính tiền không có kết nối, chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

h) Lập hóa đơn không ghi đầy đủ các nội dung bắt buộc trên hóa đơn theo quy định.”

Trên đây là cách xuất hóa đơn điện tử cho khách lẻ không lấy hóa đơn. Trường hợp khách hàng là khách lẻ không lấy hóa đơn thường xuyên gặp phải, đặc biệt đối với các đơn vị bán lẻ, siêu thị, trung tâm thương mại,… Kế toán cần lưu ý để xử lý hóa đơn, tránh bị phạt.

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.

Kết luận

Ngoài ra, nếu quý doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ quy định, xin vui lòng liên hệ E-invoice để nhận được tư vấn:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/