Cách ghi hóa đơn bán hàng và một số thông tin quan trọng kế toán cần biết

Cách ghi hóa đơn bán hàng như thế nào? Trong quá trình thực hiện các nghiệp vụ về hóa đơn, kế toán thường xuyên cần viết hóa đơn bán hàng. Các tiêu thức trên hóa đơn được quy định như thế nào? Kế toán tham khảo hướng dẫn dưới đây để biết thông tin chi tiết.

1. Khi nào cần viết hóa đơn bán hàng?

Ngay khi người bán chuyển giao quyền sử dụng hàng hóa, dịch vụ cho người mua, kế toán cần lập hóa đơn bán hàng. Kể cả trong trường hợp người mua không yêu cầu lấy hóa đơn thì kế toán vẫn phải xuất hóa đơn bán hàng hóa, dịch vụ như bình thường.

2. Nguyên tắc viết hóa đơn bán hàng

Theo Điều 16, Thông tư 39/2014/TT-BTC được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư 119/2014/TT-BTC, Thông tư 26/2015/TT-BTC quy định về việc nguyên tắc lập hóa đơn GTGT như sau:

• Ghi rõ giá bán chưa thuế GTGT, phụ thu, phụ phí ngoài giá bán, thuế GTGT, tổng giá trị thanh toán đã có thuế.
• Thể hiện đúng nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh, không sửa chữa, tẩy xóa.
• Viết dùng màu mực, sử dụng loại mực không phai, không sử dụng mực đỏ.
• Chữ số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, không viết hoặc in đè lên phần chữ in sẵn của hóa đơn, gạch chéo phần còn trống.
• Hóa đơn được lập 1 lần thành nhiều liên và nội dung giữa các liên phải thống nhất trên hóa đơn có cùng một số.
• Hóa đơn phải được lập theo thứ tự từ số nhỏ đến số lớn.

>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.

Nguyên tắc viết hóa đơn bán hàng.

3. Hướng dẫn cách ghi hóa đơn bán hàng

Mục “Ngày tháng năm”:

• Hoạt động bán hàng hóa: Là ngày chuyển giao quyền sở hữu/sử dụng hàng hóa.
• Cung ứng dịch vụ: Ngày hoàn thành việc cung ứng dịch vụ.
• Xây dựng, lắp đặt: Ngày nghiệm thu, bàn giao công trình hoặc hạng mục công trình.

“Họ tên người mua hàng”: Ghi đầy đủ họ tên người mua hàng, trường hợp người mua không lấy hóa đơn thì ghi rõ “Người mua không lấy hóa đơn” hoặc “Người mua không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế”.

“Mã số thuế”: Điền mã số thuế của bên mua.

“Địa chỉ”: Ghi đầy đủ địa chỉ theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế

“Hình thức thanh toán”: CK – chuyển khoản, TM – thanh toán bằng tiền mặt, TM/CK – chưa xác định hình thức thanh toán.

“Số tài khoản”: Có thể ghi số tài khoản của đơn vị mua hàng hoặc để trống.

“STT”: Điền số thứ tự hàng hóa, dịch vụ.

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.

“Tên hàng hóa, dịch vụ”: Ghi đầy đủ, chi tiết, chính xác tên hàng hóa bán ra 

“Đơn vị tính”: ghi rõ đơn vị tính của hàng hóa bán ra, giống như khi mua vào. Lưu ý nếu có sự thay đổi đơn vị tính của hàng hóa thì phải có bảng quy đổi và xác nhận của nhà cung cấp.

“Số lượng”: ghi số lượng hàng hóa, dịch vụ.

“Đơn giá” : Giá bán của 1 đơn vị sản phẩm bán ra (chưa bao gồm thuế GTGT)

“Thành tiền”: Tổng số tiền = đơn giá x số lượng

Sau khi viết xong tất cả nội dung các mặt hàng bán ra, gạch chéo phần còn trống (nếu có) bắt đầu từ trái qua phải

“Cộng tiền hàng” : Là tổng của các chỉ tiêu “Thành tiền”.

>> Có thể bạn quan tâm: Thời hạn bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử.

Lưu ý khi viết thuế suất trên hóa đơn bán hàng.

“Thuế suất thuế GTGT” :

• Mức thuế suất của hàng hóa, dịch vụ là 0%, 5%, 10%.
• Nếu hàng hóa, dịch vụ không chịu thuế, miễn thuế thì gạch chéo “ / “.
• Các mặt hàng có thuế suất như nhau thì mới được viết chung 1 hóa đơn.

Trên đây là hướng dẫn cách ghi hóa đơn bán hàng chi tiết. Kế toán có thể tham khảo để nắm được nguyên tắc và cách ghi các tiêu thức đầy đủ, đúng quy định khi xuất bán hàng hóa hoặc cung ứng dịch vụ.