Hướng dẫn nộp hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Để có thể được chấp nhận sử dụng hóa đơn điện tử trong các hoạt động của doanh nghiệp một cách hợp lệ và hợp pháp, doanh nghiệp cần nộp hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử. Bài viết của hoadondientu.edu.vn hôm nay sẽ gửi đến độc giả những thông tin về đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử cũng như các bước để bạn nộp hồ sơ nhanh chóng và chính xác nhất.

1. Hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử gồm những gì?

Hồ sơ này được gọi là bộ hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử.

  • Yêu cầu với bộ hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử bao gồm:
  • Quyết định sử dụng hoá đơn điện tử (theo Mẫu số 1 Phụ lục của Thông tư 32).
  • Thông báo phát hành hoá đơn điện tử (theo Mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32).
  • Hóa đơn mẫu (do nhà phân phối giải pháp cung cấp).

Lưu ý rằng:

  • Quyết định sử dụng hóa đơn, Thông báo phát hành hoá đơn điện tử và Hoá đơn mẫu phải là bản scan và được đưa chung vào 01 bản dưới định dạng word (.doc).
  • Bạn cũng cần phải có thêm 01 bản thông báo phát hành ở định dạng XML.
  • Chuẩn bị chữ ký số (Token) là điều không thể thiếu.
  • Bộ hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử khi đã hoàn tất sẽ được nộp lên cơ quan Thuế quản lý trực tiếp bằng văn bản giấy hoặc bằng văn bản điện tử thông qua cổng thông tin điện tử của cơ quan Thuế.

2. Nộp hồ sơ dưới dạng văn bản điện tử

Việc gửi hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử bằng phương thức điện tử thì cách nộp hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử bằng văn bản điện tử cũng không khác nhiều với bằng văn bản giấy.

Cụ thể:

Bước 1: Lập hóa đơn mẫu

Tổ chức, doanh nghiệp tiến hành khởi tạo mẫu hóa đơn trên phần mềm hóa đơn điện tử đang sử dụng. Nhấn ký điện tử để ký số lên mẫu hóa đơn rồi xuất ra file word.

Lưu ý nên đặt tên file không dấu. Ví dụ: Mau_hoa_don.

Tiếp đó, bạn tiến hành chuyển đổi hóa đơn giấy bằng cách nhấn Chuyển đổi HĐ giấy, nhấn ký điện tử để ký số lên mẫu hóa đơn và xuất ra file word.

Bước 2: Lập quyết định áp dụng hóa đơn điện tử

Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử sẽ được lập theo Mẫu số 1 Phụ lục Thông tư 32/2011/TT-BTC ban hành ngày 14/03/2011 của Bộ Tài Chính. Bạn in bản quyết định đó ra rồi ký và đóng dấu.

Bước 3: Lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Vì hệ thống thuế chưa có cấu trúc XML cho thông báo phát hành hóa đơn điện tử nên sẽ lập theo mẫu của Thông báo phát hành hóa đơn tự in, đặt in (TT26).

Trên giao diện thông báo phát hành, bạn nhấn in và chọn “Thông báo phát hành hóa đơn (tự in, đặt in) (TT26)”. Tiếp đó chọn xuất khẩu XML để nộp báo cáo qua mạng hoặc NK vào HTKK.

Hoặc một cách khác, bạn cũng có thể kết xuất XML tờ khai Thông báo phát hành hóa đơn (TB01/AC) trên ứng dụng HTKK.

Bước 4: Nộp hồ sơ đăng ký sử dụng Hóa đơn điện tử bằng văn bản điện tử

Sau khi đã hoàn thành xong 3 bước trên, chuẩn bị đủ bộ hồ sơ cần nộp, bạn tiến hành nộp hồ sơ trên hệ thống kê khai thuế mà đơn vị mình sử dụng hoặc nộp ngay trên hệ thống hỗ trợ kê khai (HTKK).

Với trường hợp nộp trên hệ thống HTKK của Tổng Cục thuế, bạn tiến hành như sau:

  • Đăng nhập hệ thống HTKK theo đường link: http://nhantokhai.gdt.gov.vn
  • Nếu bạn chưa đăng ký tờ khai Thông báo phát hành hóa đơn thì có thể nhấn vào mục “Tài Khoản”, chọn “Đăng ký tờ khai” để đăng ký. Trường hợp đã đăng ký rồi thì bỏ qua bước này.
  • Nhấn vào mục “Nộp tờ khai”, chọn “Nộp tờ khai XML”. Sau khi đã tiến hành nộp thành công, bạn nhấn vào biểu tượng tải để nộp phụ lục lần lượt Mẫu hóa đơn điện tử, Lập Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử và Mẫu hóa đơn chuyển đổi thành hóa đơn giấy (nếu có) và hoàn tất các bước nộp hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử bằng văn bản điện tử.

3. Nộp hồ sơ dưới dạng văn bản giấy

Với cách thức nộp hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử bằng văn bản giấy, bạn cần tiến hành chuẩn bị hồ sơ như sau:

Bước 1: Lập hóa đơn mẫu

Bạn cần sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử để khởi tạo hóa đơn mẫu. Tiếp đó ký số lên mẫu hóa đơn và in ra bản giấy.

lập mẫu hóa đơn

Ảnh minh họa.

Lưu ý rằng, một số chi cục thuế sẽ yêu cầu cung cấp thêm bản hóa đơn thể hiện hóa đơn chuyển đổi thành hóa đơn giấy. Khi này, kế toán sẽ phải nhấn chuyển đổi hóa đơn giấy và nhấn ký điện tử lên mẫu hóa đơn trước khi in ra bản giấy.

Bước 2: Lập quyết định sử dụng hóa đơn điện tử

Tổ chức, doanh nghiệp sẽ lập quyết định sử dụng hóa đơn điện tử theo Mẫu số 1 Phụ lục Thông tư 32/2011/TT-BTC ban hành ngày 14/03/2011 của Bộ Tài Chính. Sau đó sẽ in ra giấy và tiến hành đóng dấu.

Bước 3: Lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Lập mẫu thông báo phát hành hóa đơn điện tử sẽ theo Mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC ban hành ngày 14/03/2011 của Bộ Tài Chính. Sau đó cũng nhấn in ra giấy rồi ký và đóng dấu của doanh nghiệp.

Bước 4: Nôp hồ sơ hoàn chỉnh để cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp

Kết luận

Bài viết gồm những nội dung chính sau:

  1. Hồ sơ đăng ký gồm những gì?
  2. Nộp hồ sơ dưới dạng văn bản điện tử.
  3. Nộp hồ sơ dưới dạng văn bản giấy.

Hy vọng rằng bài viết của chúng tôi đã đem đến những thông tin hữu ích đến quý độc giả.

Để được tư vấn và đăng ký dùng thử phần mềm hóa đơn diện tử E-invoice miễn phí, quý độc giả vui lòng liên hệ theo địa chỉ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

  • Trụ sở chính: Số 11 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
  • Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
  • Tel : 024.37545222
  • Fax: 024.37545223
  • Website: https://einvoice.vn/

Hãy bình luận đầu tiên

Để lại một phản hồi

Thư điện tử của bạn sẽ không được hiện thị công khai.


*