Giải pháp kiểm soát chi phí cho doanh nghiệp

Những quy định cần biết khi chọn tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử Hầu hết các doanh nghiệp đều lựa chọn hợp tác với một tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử chuyên nghiệp để được hỗ trợ trong suốt quá trình triển khai và sử dụng. Vậy những tổ chức trung gian này cần đáp ứng các quy định, điều kiện pháp lý nào? Tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử cần đáp ứng các điều kiện theo quy định Theo Điều 5 Thông tư 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 của Bộ Tài chính hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử hay còn gọi là nhà cung cấp hóa đơn điện tử phải: Là doanh nghiệp hoạt động tại Việt Nam có Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc Giấy chứng nhận đầu tư hoặc Giấy phép đầu tư của doanh nghiệp đầu tư trong lĩnh vực công nghệ thông tin hoặc là ngân hàng được cung cấp dịch vụ giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng. Có chương trình phần mềm về khởi tạo, lập và truyền nhận hóa đơn điện tử đảm bảo hóa đơn điện tử được lập đáp ứng các nội dung theo quy định. Đã triển khai hệ thống cung cấp giải pháp công nghệ thông tin để phục vụ trao đổi dữ liệu điện tử giữa các doanh nghiệp hoặc giữa các tổ chức với nhau. Có hệ thống thiết bị, kỹ thuật đảm bảo cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử đáp ứng yêu cầu kinh doanh và quy định pháp luật về phát hành hóa đơn. Có khả năng phát hiện, cảnh báo và ngăn chặn các truy nhập bất hợp pháp, các hình thức tấn công trên môi trường mạng để đảm bảo tính bảo mật, toàn vẹn của dữ liệu trao đổi giữa các bên tham gia. Có các quy trình và thực hiện sao lưu dữ liệu, sao lưu trực tuyến dữ liệu, khôi phục dữ liệu; có biện pháp dự phòng khắc phục sự cố liên quan đến việc khôi phục dữ liệu . Có giải pháp lưu trữ kết quả các lần truyền nhận giữa các bên tham gia giao dịch; lưu trữ hóa đơn điện tử với yêu cầu thông điệp dữ liệu điện tử phải được lưu giữ trên hệ thống. Định kỳ 6 tháng một lần, tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử phải có văn bản báo cáo cơ quan thuế (theo Mẫu số 3 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32) các nội dung sau: danh sách các doanh nghiệp có sử dụng giải pháp hóa đơn điện tử của tổ chức (bao gồm cả người bán hàng, người mua hàng); số lượng hóa đơn đã sử dụng (gồm: loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự). Nghị định 119/2018/NĐ-CP ngày 12/09/2018 của Chính phủ về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cũng dành nội dung Khoản 1 Điều 32 để đề cập đến điều kiện lựa chọn tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử về chủ thể, tài chính, nhân sự và kỹ thuật doanh nghiệp có thể tìm hiểu thêm. Bên cạnh việc tìm hiểu tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử có đáp ứng các điều kiện theo quy định của pháp luật hay không, doanh nghiệp cũng nên đặc biệt chú ý đến các yếu tố như kinh nghiệm triển khai, dịch vụ hỗ trợ, điểm mạnh của nhà cung cấp và phần mềm hóa đơn điện tử để lựa chọn được nhà cung cấp phù hợp, từ đó có một quá trình chuyển đổi, sử dụng hóa đơn điện tử thuận lợi.

Với 2 loại chi phí mà doanh nghiệp phải bỏ ra hàng ngày hàng tháng là chi phí kinh doanh và chi phí vận hành thì liêu có giải pháp nào giúp doanh nghiệp có thể kiểm soát tốt chi phí này và tối ưu tốt nhất khoản chi hàng ngày?

Doanh nghiệp cần kiểm soát tốt chi phí sử dụng

Doanh nghiệp khác với các tổ chức phi lợi nhuận vì nó tạo ra để mang lại lợi nhuận cho một hoặc nhóm người. Song song với hoạt động kinh tế như bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ, doanh nghiệp cần chuyển hóa đa dạng nguồn lực kinh tế để có giá trị hơn nhằm đáp ứng nhu cầu người tiêu dùng. Sử dụng các nguồn lực ban đầu được gọi là chi phí, vậy chi phí là khoản tiêu hao mà doanh nghiệp đã sử dụng.

Chi phí cho doanh nghiệp được chia thành 2 loại: Chi Phí đầu tư kinh doanh và chi phí vận hành. Chi phí đầu tư là khoản khó dịch chuyển vì đây là phần mà doanh nghiệp đã tính toán và nếu thay đổi sẽ ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh. Nhưng với chi phí vận hành hoàn toàn có thể tối ưu một cách tốt nhất.

Bài toán này đặt ra cho các nhà quản lý về phương án hay giải pháp tối ưu chi phí cho doanh nghiệp. Lợi nhuận nhiều hay ít còn phụ thuộc vào chi phí ban đầu đã sử dụng. Kiểm soát chi phí tốt chiếm vai trò đặc biệt quan trọng trong hoạt động doanh nghiệp.

Doanh nghiệp rủi ro về thuế bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Công nghệ số mang lại nhiều tín hiệu tích cực trong việc kiểm soát chi phí của doanh nghiệp

Giải pháp giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí

Chi phí cho nhân lực thực hiện tại doanh nghiệp là 1 khoản chi không hề nhỏ. Đặc biệt, nếu doanh nghiệp không biết tối ưu khả năng lao động hay phải làm thêm, tăng ca thì mỗi tháng lại tốn thêm khoản chi phí không hề nhỏ. Bằng cách sử dụng công nghệ hay quản lý công việc hiệu quả từ các thiết bị công nghệ đã giúp cho doanh nghiệp có thể sắp xếp, điều phối lại công việc.

Thay vì sử dụng nhiều sức lao động trong quá trình sản xuất kinh doanh, quả lý. Doanh nghiệp khi áp dụng công nghệ sẽ giảm chi phí vận hành góp phần tăng khả năng tối ưu sức lao động. Giảm đi thời gian sử dụng và tiết kiệm hơn chi phí thực hiện. Chính vì thế mà nhiều doanh nghiệp đã biết cách áp dụng các phương thức quản lý bằng công nghệ thông tin. Điển hình như mô hình quản lý SAP, CRM, ERP hay các phần mềm bán hàng, phần mềm kế toán…

Hiện nay, điển hình nhất của giái pháp tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp là hóa đơn điện tử. Bằng cách tạo lập nhanh chóng và gửi hóa đơn cho khách hàng qua Email hoặc SMS, doanh nghiệp tiết kiệm chi phí chỉ còn từ 300đ/1 hóa đơn thay vì 18.000-20.000đ /1 hóa đơn như trước.

Như vậy, áp dụng công nghệ số vào nền kinh tế số là thách thức nhưng cũng là cơ hội và là giải pháp tối ưu nhất mà doanh nghiệp nên áp dụng càng sớm càng tốt.

Nguồn: Einvoice.vn

Hãy bình luận đầu tiên

Để lại một phản hồi

Thư điện tử của bạn sẽ không được hiện thị công khai.


*